Agendar una cita puede parecer sencillo… hasta que tienes que hacerlo 600 veces al mes. Eso fue lo que le pasó a una empresa del sector salud que, literalmente, se estaba ahogando entre llamadas, correos, hojas de Excel y confirmaciones manuales. Y eso que ni siquiera era temporada alta.
El problema:
- Más de 600 citas al mes.
- 3 canales diferentes (teléfono, correo, WhatsApp).
- Duplicidades y errores en las agendas.
- Agentes saturados y pacientes confundidos.
- Una tasa de no asistencia del 23 %.
El giro: Primero, entendimos el flujo completo: desde que el paciente preguntaba por disponibilidad, hasta que llegaba (o no) a la cita. Luego:
- Automatizamos el agendamiento con integración omnicanal.
- Añadimos confirmaciones automáticas con reglas de validación.
- Vinculamos todo al CRM Macondo para trazabilidad en tiempo real.
Los resultados en 45 días:
- La tasa de no asistencia bajó al 6 %.
- El tiempo por cita pasó de 4 minutos a 40 segundos.
- Los agentes dejaron de agendar… y empezaron a fidelizar.
Y lo mejor: para el usuario final, todo seguía igual. Pero por detrás, la tecnología hacía el trabajo. Ese tipo de soluciones no solo resuelven un cuello de botella, también cambian la dinámica del equipo. Agendar ya no es una carga, sino un proceso invisible que fluye solo.
Hoy, muchas organizaciones aún no automatizan porque creen que es complejo o costoso. Pero en realidad, el costo más alto es seguir haciéndolo todo a mano. A veces, el salto más grande no se nota a simple vista… pero se siente en cada resultado.
